Jaki program ułoży grafik pracy?

Układanie grafiku pracy jest czasochłonnym zadaniem, na które kadrowi i kierownicy poświęcają nawet kilkanaście godzin miesiecznie. Czas układania grafiku można jednak radykalnie skrócić lub całkowicie oszczędzić, wdrażając w firmie odpowiedni program komputerowy wykonujący część lub całą pracę związaną z grafikami. Ponieważ każde przedsiębiorstwo ma swoje specyficzne potrzeby omówimy listę wymagań, które powinien spełniać ów program układający grafik pracy.

Czego powinniśmy oczekiwać

Poniżej przedstawiamy listę najczęściej występujących wymagań względem programu służącego do układania i zarządzania grafikiem pracy. Lista uporządkowana jest w kolejności od wymagań, które według naszego doświadczenia są najbardziej istotne i podkreślane przez właścicieli firm, kierowników i kadrowych.

Oszczędność czasu

Podstawowym wymaganiem jest by program oszczędzał czas osób układających grafik. Mając to na uwadze będzie interesować nas wyłącznie program automatycznie układający grafik czasu pracy, z uwzględnieniem elementów takich jak: prawo pracy, preferencje pracowników, dodatkowe reguły określające jakość grafiku. Grafik powinien zapewniać wymaganą liczbę pracowników o zadanych kompetencjach na poszczególnych zmianach.

Program ePlanist realizuje to wymaganie dzięki modułowi “Solver”, który wykonuje automatyczne układanie grafiku pracy.

Unikanie błędów

Kolejnym bardzo istotnym wymaganiem jest by program automatycznie weryfikował spełnenie reguł prawa pracy dla pracowników etatowych, funkcja ta pozwala uniknąć błędów w grafikach, a tym samym uniknąć wysokich kar nakładanych przez Państwową Inspekcję Pracy za naruszenia reguł prawa pracy. Istotne jest by automat układający grafiki poprawnie uwzględniał reguły prawa pracy, ale także by możliwa była weryfikacja reguł po ręcznej modyfikacji grafiku.

Program ePlanist realizuje to wymaganie dzięki modułowi “Configurator”, który odpowiada za autmatyczną weryfikację reguł prawa pracy.

Łatwa komunikacja z pracownikami

Warto sobie zadać pytanie czy program ma być wykorzystywany wyłącznie przez kierowników i kadrowych, czy może ma też poprawić komunikację z pracownikami? Chodzi tu przede wszystkim o możliwość zgłaszania przez pracowników próśb urlopowych, nieobecności i preferencji dotyczących godzin pracy, a także rozsyłanie komunikatów do pracowników i automatyczną publikację ułożonego grafiku pracy. Są to udogodnienia, które znacznie ułatwiają pracę, oszczędzają czas.

Program ePlanist realizuje to wymaganie dzięki modułowi “Staff”, który pozwala na szybką wymianę informacji między pracownikami a osobami układającymi grafik.

Niski koszt obsługi

Odnośnie kosztów obsługi, zasadą jest, że programy instalowane u klienta będą droższe w utrzymaniu z uwagi na fakt, że kupujący sam musi zapewnić infrastrukturę i obsługę techniczną, aktualizacja do nowszej wersji programu najczęściej łączy się też z dodatkową opłatą. Są to koszty ukryte, których nie widzimy płacąc rachunek za oprogramowanie. Natomiat w przypadku programów działających w chmurze koszty spadają pownieważ zarówno utrzymanie serwerów jak i ciągła obsługa techniczna jest świadczona po cenach “hurotwych” i jest najczęściej uwzględniona w abonamencie. Przy rozwiązaniach chmurowych abonament obejmuje także aktualizacjami do najnowszej wersji programu bez dodatkowych opłat.

Program ePlanist gwarantuje niski koszt i zawsze najnowszą wersję oprogramowania właśnie dzięki temu, że dostępny jest w chmurze.

Wysoka dostępność

Jeśli jednym z naszych kryteriów jest wysoka dostępność powinniśmy zawęzić krąg naszych zainteresowań do programamów online obsługiwanych poprzez przeglądarkę internetową. Takie programy pozwalają zarówno na pracę z siedziby firmy jak i pracę zdalną praktycznie z dowolnego komputera. Jest to szczególnie istotne gdy nasza firma funkcjonuje w wielu lokalizacjach lub zalezy nam na tym żeby pracownicy mieli łatwy dostęp do grafików.

Wszystkie moduły program ePlanist są dostępne online dzięki czemu program zapewnia najwyższą możliwą dostępność dla swoich użytkowników.

Archiwizacja i bezpieczeństwo

Trudno wyobrazić sobie program, który nie zapewnia bezpieczeństwa danych, chodzi tu o bezpieczeństwo w dwóch obszarach: zabepieczenie przed niepowołanym dostępem oraz archiwizacja grafiku pracy. Odnośnie bezpieczeństwa znowu przodują rozwiązania chmurowe, w których okresowo prowadzona jest automatyczna archiwizacja danych, a nad bezpieczeństwem czuwają doświadczeni inżynierowie i fachowcy z dziedziny zabezpieczeń.

Program ePlanist tworzony przez wysokiej klasy inżynierów i specjalistów z dziedziny zabezpieczeń oraz utrzymywany jest pod okiem doświadczonych administratorów, którzy dbają o bezpieczeństwo danych.

Podsumowanie

Przedstawiliśmy listę potencjalnych wymagań wobec programu układającego grafik pracy. Pozostawiamy czytelnikom swobodę wyboru, które kryteria wyboru są dla nich najbardziej istotne, a które pomijalne. Możemy na koniec wykonać proste ćwiczenie i wyobrazić sobie program, który spełniałby komplet wymagań i maksymalnie oszczędzał czas, obniżał koszty i poprawiał komunikację pomiędzy pracownikami, kierownikami i kadrowymi. Byłaby to aplikacja automatycznie układająca grafik pracy z uwzględnieniem prawa pracy, planów urlopowych i preferencji pracowników, pozwalająca na automatyczne udostępnienie grafiku pracownikom online, tak by mogli z niego korzystać na telefonach czy komputerach z dowolnej lokalizacji za pośrednictwem internetu.