Jak ułożyć grafik pracy zmianowej?

Układanie grafików pracy zmianowej jest zadaniem, które pochłania kierownikom i kadrowym kilkanaście do kilkudziesieciu godzin pracy miesięcznie.

W Łamigłówce grafikowej musimy uwzględnić takie elementy jak:

• wymaganą liczbę pracowników o zadanych kompetencjach na zmianach
• reguły prawa pracy
• plany urlopowe
• preferencje pracowników

Dla pracowników etatowych musimy także zaplanować pełen wymiar czasu pracy oraz często chcemy uwzględnić dodatkowe reguły jakości grafików jak np:

• równomierne rozdysponować zmiany weekndowe i nocne na pracowników
• nie planować rodzicom opiekującym się dzieckiem pracy w tym samym czasie
• planować cały weeknd pracujący lub cały weekend wolny
• przedlużyć odpoczynek po ciągu zmian nocnych ponad wymagane 11h
• itd.

Uwzględnianie wszystkich tych wymogów jest pracą żmudną, którą niestety trzeba powtarzać cyklicznie (najczęściej co miesiąc), a błędy w grafikach mogą w najgorszym wypadku sparaliżować firmę, np jeśli zabraknie na zmianie osoby o wymaganych kompetencjach jak farmaceuta w aptece, albo narazić prcodawcę na kary pieniężne nakładane przez Państwową Inspekcję Pracy przy naruszenie reguł prawa pracy.

Czy naprawdę kadrowe i kierownicy muszą co miesiąc poświęcać czas na borykanie się z tym zadaniem? Okazuje się, że NIE. W kolejnych paragrafach pokażemy jak uniknąć wszystkich wyżej wymienionych trudności.

Celem aplikacji ePlanist jest uproszczenie comiesięcznego układania grafików do jednego kliknięcia. Przejdziemy przez kolejne etapy przygotowania programu do pracy, aby osiągnąć ten cel. Takie przygotowanie wykonujemy tylko raz i nie musimy go później powtarzać.

Zaczynamy od wprowadzamy do aplikacji pracowników wybierając dla każdego z nich tryb zatrudnienia jak np.: pełen etat, pół etatu, system równowazny, umowy ciwilno-prawne, itp.
Pracowników dzielimy na grupy ze względu na ich funkcję i miejsce pełnienia obowiązków służbowych. Przykładowo, mamy grupę Sprzedawcy czy grupę Magazynierzy.

Do grupy przydzielamy zmiany, które chcemy obsadzić. Określamy w jakie dni tygodnia zmiana występuje i ilu wymagamy na niej pracowników. np dla sprzedawców dodajemy zmianę poranną, na której wymagamy dwóch pracowników i popołudniową, na której potrzebujemy czterech.
Dzięki tym informacjom automat układający będzie wiedział ilu pracowników o danych kompetencjach musi zapewnić na poszczególnych zmianach.

Automat weźmie też pod uwagę reguły prawa pracy takie jak: odpoczynek tygodniowy, odpoczynek dobowy, doba pracownicza, wolna niedziela. Reguły są przypisane do trybów zatrudnienia, ale możemy je dowolnie modyfikować i wyłączać jeśli zajdzie taka potrzeba.
Możemy też dodać nasze własne reguły określające jakość grafików np. wspomnianą na początku regułę równomiernego przydzielenia zmian weekendowych pracownikowm, oraz wiele innych, które określają jakie cechy harmonogramu pracy i poszczególnych grafików są dla na ważne.

Co jeszcze potrzebujemy uwzględnić? prośby urlopowe, nieobecności i preferencje pracowników. Te informacje mamy wprowadzona do aplikacji przez samych pracowników lub ewentualnie w ich imieniu przez osobę układającą grafiki, jeśli pracownicy nie dostają dostępu do programu.

Jesteśmy gotowi żeby nacisnąć przycisk “Ułóż” i otrzymać kompletny harmonogram pracy pracowników uwzględniający wszystkie wymienione na początku wymagania. Grafiki są udostępniane pracownikiom online przez panele pracownicze, można je też wydrukować lub zapisać jako plik PDF.

W kolejnym miesiącu wystarczy już tylko ponownie nacisnąć “Ułóż” żeby wygenerować i udostępnić grafiki czasu pracy na następny miesiąc.